Så lyckas du med Lönekartläggning 2024

Visste du att alla företag är skyldiga att årligen genomföra en lönekartläggning? Syftet är att identifiera och motverka löneskillnader som bygger på osakliga grunder såsom könsdiskriminering.

Välkommen till PeopleAnalytics stora guide för lönekartläggning, uppdaterad med all information du kan behöva inför 2024 och 2025!

Alla företag, oavsett storlek, måste enligt lag varje år genomföra en lönekartläggning. Det kan kännas som det är mycket att hålla reda på, men vi hoppas kunna reda ut de vanligaste frågorna och problemen som uppstår vid en lönekartläggning.

I den här guiden hittar du information om hur du gör en lönekartläggning i sju enkla steg, tips på hur du kan underlätta lönekartläggningsarbetet under årets gång men även värdefull information om vilka fördelar som kommer med en lönekartläggning, och hur ni kan använda informationen som ett strategiskt verktyg för företagets utveckling.

Introduktion: Vad är en lönekartläggning?

Att genomföra en lönekartläggning är oftast inte så krångligt som det kan verka, men det är alltid bra att ha koll på grunderna innan man sätter i gång.

Lagen om lönekartläggning

Har du koll på vad lagen egentligen säger om lönekartläggning? Att läsa paragraftexter är inte så kul, så här är en sammanfattning:

Diskrimineringslagen i Sverige ämnar förebygga och motverka diskriminering som kan uttrycka sig i olika former. Syftet är att främja lika rättigheter och möjligheter för alla anställda, oberoende utav deras etniska bakgrund, kön, religiös tillhörighet, sexuell läggning eller ålder.

Från och med den 1 januari 2017 så är samtliga arbetsgivare i Sverige skyldiga att kontinuerligt kartlägga och analysera de eventuella löneskillnader som finns i företaget avseende kön. Har företaget 10 eller fler anställda så ska lönekartläggningen även innehålla en dokumentation med information om de åtgärder företaget kommer utföra för att motverka löneskillnader.

”Alla arbetsgivare ska göra en lönekartläggning varje år. Om du har mer än tio anställda ska du även dokumentera arbetet med kartläggningen. Syftet med kartläggningen är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. Även andra anställningsvillkor ska finnas med i lönekartläggningen, som till exempel tjänstebil, bostads- eller reseförmåner, bonussystem och liknande.” (DO.se, 2019)

Från och med den 1 januari 2017 så är också samtliga arbetsgivare skyldiga att kontinuerligt både kartlägga och analysera de löneskillnader som finns i företaget avseende kön. Har företaget också fler än 10 anställda så ska dokumentation och kartläggning ske varje år.

Konsekvenser om en lönekartläggning uteblir

Tillsynsmyndighet för att lönekartläggningar utförs och att löneskillnader motverkas är Diskrimineringsombudsmannen (DO). De konsekvenser som kan uppstå av att inte följa lagen är att DO kan utdöma företaget att betala vite och reglera ojämlikheterna. Men det finns även en medial risk med att inte fullgöra lagkravet; de organisationer som får nedslag hamnar ofta i pressen och ”hängs ut” som mindre jämställda arbetsplatser.

Jämställda och rättvisa löner leder till en sund och harmonisk arbetsplats där prestation och arbete värdesätts korrekt. Det skapar en trygghet hos de anställda samt gör företaget mer attraktivt och bidrar till god employer branding.

Vem behöver göra en lönekartläggning?

Tidigare uttryckte lagen att lönekartläggning skulle ske vart tredje år. Detta ändrades den 1:a januari 2017 och ska nu utföras årligen. Dessutom är det ett krav att företag med minst 10 anställda tydligt dokumenterar lönekartläggningen. Det kan för många företag bli en ganska rigorös och tidskrävande uppgift, men som kan göras effektivt och smidigt med ett bra lönekartläggningssystem.

Lönekartläggningen ska också bifogas i företagets jämställdhetsplan – antingen i sin helhet eller sammanfattningsvis.

Behov av konsultstöd eller systemstöd

I samband med utförandet av en lönekartläggning och relaterad analys så kan det i vissa fall finnas behov av extern kompetens och vägledning. Företag i behov av professionell assistans kan således få hjälp av en extern konsult. Konsulten kan med fördel underlätta och ta fram relevanta material och underlag samt vara ett stöd i själva processen och analysen av data.

Dessutom kan företaget få en analys och bedömning vad gäller osakliga löner som inte är baserade på bias. Konsulten kan då framföra förslag på åtgärder och justeringar som behöver implementeras för att uppnå rättvisa löner.

Viktigt med samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare

Oavsett om en extern konsult anlitas eller inte är det viktigt att det förekommer samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare i lönekartläggningsarbetet. Arbetsgivare är skyldiga enligt lag att inkludera medarbetare i lönekartläggningsarbetet, och detta ställer även krav på att adekvat information tilldelas arbetstagarna. Även fackliga organisationer ställer krav på om att medarbetare ska informeras om arbetet kring lönekartläggningen.

Vilka är fördelarna med att göra en lönekartläggning?

Lönekartläggningens lagkrav leder både till en jämlik och rättvis arbetsplats och ger en gedigen insikt i företagets lönestruktur.

Varför ska företag aktivt arbeta med ett systematiskt lönekartläggningsarbete?

Det finns flertalet anledningar till varför företag ska värdesätta arbetet och effekterna utav att arbeta med lönekartläggning. Den kanske viktigaste anledningen är att det är en grundläggande mänsklig rättighet att inte bli diskriminerad som relaterar till en individs könstillhörighet. Att arbeta proaktivt med lönekartläggning och analys därtill förebygger ojämlika löner och skapar en jämlik och rättvis arbetsplats som ser till alla människors lika värde.

Utöver de moraliska och etiska anledningarna så finns det även tydliga och tvingande lagkrav och regleringar som stipulerar krav på årlig lönekartläggning. De riktlinjer och bestämmelser som framkommer i lagtexten är dessutom kopplad till vite som konsekvens av ojämlika löner i företag.

Fördelarna med att utföra en lönekartläggning är att få en gedigen insikt i företagets lönestruktur, samt bidrar med underlag för att sätta löner och vid rekrytering.

Några av fördelarna med ett systematiskt lönekartläggningsarbete är:

• Jämställd och sund arbetsplats

Genom att värna om människors lika värde och rättigheter kan du som arbetsgivare utveckla ett rättvist företag som uppskattas av medarbetarna.

• Underlag vid lönerevision

En av de största fördelarna med att utföra lönekartläggning är att det ger arbetsgivaren en tydlig översikt över företagets lönestruktur och förmåner. Underlaget är sedan värdefullt vid rekrytering, kompetensutveckling, arbetsmiljörelaterade frågor och lönesättning.

• Undvik vite

Genom att årligen utföra lönekartläggningen så undviker ni som företag vite samt följer de lagstadgade kraven.

• Employer branding

Kontinuerliga lönekartläggningar bidrar till att stärka företagets image och trovärdighet som en seriös och rättvis arbetsplats.

Lönekartläggning som ett strategiskt verktyg

Det år många som ser lönekartläggningen som en uppgift som strikt tillhör HR-avdelningen. Men det många går miste om är de insikter och rikedomen i den data som framkommer ur en lönekartläggning om den ses ur ett strategiskt perspektiv. Faktum är att många utav de företag som genomför en lönekartläggning för första gången ofta får djupa insikter gällande sina medarbetare och sin lönestruktur.

Lönekartläggningsarbetet synliggör arbetsuppgifter, rutiner och kompetenser vilket gör det till ett utmärkt underlag för affärsutveckling. Dessa insikter gör att det idag är många experter som ser HR-avdelningens arbete som något av det mest värdefulla på en arbetsplats; då verksamhetens mest värdeskapande enheter, individer, värdesätts.

Källa: Ekonomifakta & SCB

Lönestatistik, jämställdhet och jämlikhet

Tjänar män egentligen mer än kvinnor, vad är skillnaden mellan jämställdhet och jämlikhet och hur ser egentligen lönestatistiken ut – både generellt och på ert företag?

Tjänar män mer än kvinnor?

I genomsnitt så tjänar män mer än kvinnor. Rent statistiskt så uppgår kvinnors lön till 89.3% av männens, och detta trots att kvinnor i regel har högre utbildningsnivå jämfört med män. Dessa skillnader medför negativa konsekvenser i termer av lägre årsinkomst, pension och orättvis behandling samt värdering av arbetsinsats. Exempelvis så uppgår kvinnors pension till i snitt 68% av männens (Källa: SVT). Sett till historiska löneskillnader så minskar dock gapet kraftigt, vilket också går att se i bilden ovan.

Med andra ord så ser vi en positiv utveckling vad gäller löneskillnader mellan kvinnor och män. Men de löneskillnader som fortfarande finns på företag och organisationer behöver fortfarande rättas till. Det är här som ett systematiskt förhållningssätt med effektiva analyser och lönekartläggning kommer in. På så sätt är det möjligt att kontinuerligt och proaktivt arbeta med att kvalitetssäkra företagets lönesättning.

Fördelar med lönekartläggning

Dessutom genererar ett aktivt lönekartläggningsarbete och analys till att företaget uppfattas som mer attraktiv, seriös och värdesätter dess medarbetare. Företaget leder på så vis med ett öppet och tydligt definierat löneklimat vilket ger större transparens och trygghet inom organisationen.

Vad är egentligen skillnaden mellan jämställdhet och jämlikhet?

När vi talar om jämställdhet så denoterar det förhållandet mellan kvinnor och män. Jämlikhet å andra sidan avser att det föreligger rättvisa förhållanden mellan alla individer och grupper i samhället. Det har sin grund i allas människors lika värde oavsett lön, religion, etnicitet, social tillhörighet med mera.

Lönestatistik

I bilden nedan så visualiseras de tio största yrkesgrupperna under 2016. Kvinnor representeras av ”Kv” och män utav ”M”. I kolumnen längst till höger så framgår också kvinnors lön i % av mäns lön.

Källa: På Tal om Kvinnor och Män (SCB, 2018).

1. Sammanställning

Lönekartläggningen inleds med en sammanställning av de faktorer som direkt påverkar de anställdas löner och förmåner. Det innefattar bland annat: kollektivavtal, bonuspolicys, belöningsmodeller och andra typer av kriterier. Dessa lönegrundade faktorer ska sedan analyseras utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Frågan som är viktig att ställa sig är huruvida uppsatta kriterier tillämpas lika för kvinnor och män i organisationen.

Samverkansrutiner

Lönekartläggningsarbetet inleds vanligen med att arbetsgivaren bjuder in till samverkan med arbetstagarrepresentanter och redogör för hur lönekartläggningsarbetet ska utföras. Det är viktigt att de som företräder arbetstagarna får möjlighet att samverka vid såväl kartläggning och analys som vid utveckling av handlingsplanen. När rutiner för samverkan upprättats så föreligger följaktligen tystnadsplikt enligt MBL (Medbestämmandelagen).

I övrigt råder inga tvingande regler för hur samverkan ska ske. Vi rekommenderar att alltid ha ett uppstartsmöte där information om den kommande lönekartläggningen ges. Vilken ungefärlig tidplan har man och hur ser processen ut? I vilka steg kommer samverkan ske?

2. Arbetsvärdering

En arbetsvärdering är en typ av metod för att avgöra huruvida olika typer av arbeten inom företaget kan bedömas vara likvärdiga. Här tillämpas en typ av metod för att arbetsvärdera huruvida två till synas olika arbeten kan ses som likvärdiga i avseende på till exempel arbetsuppgifter. Likvärdiga arbeten är arbeten som utifrån krav, ansvar och arbetets natur kan ses generera lika värde.

En avgörande del av lönekartläggningen är en korrekt arbetsvärdering. Det kan dock vara en klurig aspekt i arbetet som med enkelhet kan underlättas med ett smidigt lönekartläggningssystem.

Så bedömer du arbetes krav:

Det finns inga lagstadgade krav för hur arbetsvärderingen ska gå till, men de krav som ställs ska utgå ifrån en bedömning av:

• Kunskap & färdighet
• Grad av ansvar
• Arbetsförhållanden
• Arbetes ansträngning både fysiskt och psykiskt

DO uttrycker: ”I själva kartläggningen handlar det enbart om att titta på arbetets krav och inte på individers kvalifikationer (det kommer under själva lönesättningen om arbetsplatsen tillämpar individuell lönesättning).”

3. Kvinnodominerande arbeten

Då syftet med lönekartläggningen är att upptäcka, utvärdera och justera löneskillnader relaterat till kön är ett delsteg i arbetsvärderingen att se till vilka arbeten som är kvinnodominerade (utförs till minst 60% av kvinnor).

Sedan ska löneläget jämföras i sin helhet med likvärdiga eller lägre värderade arbeten som inte är kvinnodominerade för att se om det föreligger osaklig lönesättning relaterat till könstillhörighet.

4. Genomförande av lönekartläggningen

När data insamlats och utvärderats så ska kartläggningen genomföras. I detta steg ska det undersökas om det föreligger osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika och likvärdigt arbete. Bedömningen av lika arbete gäller för såväl inom gruppen som mellan grupperna.

5. Analysera löneskillnaderna

Det steg som följer därnäst är att analysera om de löneskillnader som finns kan kopplas till kön. Om det finns ett tydligt samband mellan kön och löneskillnader så måste dessa rättas till med aktiva åtgärder. Aktiva åtgärder är ett begrepp som innebär att arbeta på ett förebyggande och främjande sätt.

Lönejusteringarna måste genomföras så snabbt som möjligt inom en tidsperiod på tre år.

6. Skriftlig handlingsplan (fler än 25 anställda)

För de företag som har fler än 25 anställda så ska också en skriftig handlingsplan upprättas. I handlingsplanen så ska resultaten, analysen och lönejusteringar/övriga justeringar redovisas för att uppnå jämställda löner för de arbeten som kan ses som lika eller likvärdiga. Med ett bra systemstöd sker dokumentationen digitalt och du har allt samlat på ett och samma ställe. Samtidigt som du går igenom analysen dokumenterar du och delar av denna dokumentation utgör också handlingsplanen – allt med ett knapptryck.

Vad ska handlingsplanen innehålla?

När kartläggning och analys har genomförts ska de arbetsgivare som vid årets början hade minst 10 anställda också upprätta en handlingsplan för att uppnå jämställda löner i organisationen.

Handlingsplanen består utav:

• Redovisa samt redogöra för hur den förra handlingsplanen avseende jämställda löner har implementerats och fungerat.
• Den nuvarande lönekartläggningens resultat och analys
• Presentation av de beslut som rör lönejusteringar och andra åtgärder
• Kostnadskalkyl och tidsplan för utjämning av löneskillnaderna.

7. Redovisning & Dokumentation

Det slutgiltiga steget i lönekartläggningen är att redovisa lönekartläggningen, analysen samt de åtgärder som föreslås i organisationens jämställdhetsplan eller bifoga handlingsplanen.

Slutligen ska lönekartläggningen dokumenteras och presenteras så att det sker en tydlig redogörelse för vad som har gjorts. I dokumentationen ska villkoren för samverkan framgå.

Informationen ska presenteras på ett tydligt och överskådligt vis. Det är viktigt att det framkommer hur praxis samt bestämmelser för löner och förmåner har undersökts och viktats. Det är också viktigt att redogöra för hur lönen har tillämpats med utdrag från rådande lönepolicy, kollektivavtal och övriga bestämmelser. Om det framkommer att det bör göras justeringar i t.ex. lönepolicyn för att stärka jämlikheten i verksamheten så bör det skriftligen noteras i dokumentationen.

System och verktyg för lönekartläggning

Lämna inte lönekartläggningen till sista stund, och gå inte vilse i högar av papper. Det är enkelt att utföra lönekartläggningen om ni arbetar med rätt verktyg.

Hur kan ett lönekartläggningssystem hjälpa ert företag?

Med ett lönekartläggningssystem så underlättas lönekartläggningsarbetet och gör att din verksamhet enklare följer lagkrav. Inte nog med att lönekartläggningen går snabbare – den blir också mycket roligare!

Med PeopleInsight PAY så tar lönekartläggningen bara en tredjedel så lång tid jämfört med andra system. Den data som sedan insamlats i systemet kan med fördel användas vid lönerevision, nyrekryteringar och befordringar. Det ger HR och verksamheten kontroll över värdeskapande statistik och ligger till grund för att fatta bättre, faktabaserade beslut.

Med tanke på att systemet också är molnbaserat så får du enkel tillgång till systemet oavsett tid och plats.

Systemstöd gör arbetet enklare

För att underlätta vid en lönekartläggning så kan företag med fördel nyttja ett lönekartläggningssystem. Ett lönekartläggningssystem hjälper företag att systematiskt strukturera upp arbetet med lönekartläggningen. Det sparar tid, gör att företag enklare följer lagkraven, lyfter fram viktiga KPI:er samt hjälper företag att strukturera sina verksamheter på ett datadrivet sätt.

I samband med lönekartläggningen och tillhörande analys så kan det vara passande att se till ytterligare verksamhetsrelaterade åtgärder utöver lönejusteringar. Dessa kan exempelvis inkludera arbetet med att se över kriterierna för lönesättning eller planera kompetenshöjande aktiviteter för de arbetstagare med sämre lönesituation.

Gå vår utbildning!

Ni har väl inte missat att vi på PeopleAnalytics erbjuder en kostnadsfri utbildning i just lönekartläggning? Vi vet att det är många som uppfattar arbetet med att genomföra en lönekartläggning som problematiskt, tidskrävande och klurigt. I vår utbildning lotsar vi er metodiskt igenom vad ni behöver göra. Målet med utbildningen är att ni ska börja se lönekartläggningen som rolig, intressant och framförallt värdeskapande i verksamheten.

Läs mer >

Rekommendationer och tips inför en lönekartläggning

Nu när vi gått igenom vad lönekartläggning innebär och vilka krav som ställs på företaget så är det god tid att gå igenom lite rekommendationer och tips från oss på People Analytics som kan göra lönekartläggningsarbetet smidigare.

Utöver lönejusteringar och förmåner så finns det andra åtgärder som kan resultera i och främja jämställd löneutveckling. Det kan röra sig om kompetensutveckling för att öka medarbetares möjlighet till att påverka sin lönesituation.

Nu när vi gått igenom vad lönekartläggning innebär och vilka krav som ställs på företag så är det god tid att gå igenom lite rekommendationer från oss på People Analytics som kan göra lönekartläggningsarbetet smidigare.

Värdesätt kommunikationen mellan parter

Det första, och kanske viktigaste ni bör ha i åtanke är att vara tydliga och öppna med kommunikationen i verksamheten. Lön kan ofta vara en fråga som kan upplevas känslig och lite skrämmande. Om lönen förefallit varit för låg för en medarbetare under en längre period så gå igenom hur detta kommuniceras ut rätt för berörd part.

Tänk på att lönekartläggningsarbetet bidrar till att stärka arbetsplatsens jämlikhet och attraktivitet. Det är således viktigt att inte enbart se arbetet som ett ”ont måste” utan som ett steg för arbetsplatsens nuvarande och framtida framgång.

Skapa samverkan mellan HR och chefer

Under lönekartläggningstider så är det ofta HR-avdelningen som får i uppgift att driva och genomföra lönekartläggningen. Det är inget fel med det, men det krävs överskridande samarbete med exempelvis chefer för att lönekartläggningen ska bli korrekt och resultera i goda resultat och hålla hög kvalitet. Detta eftersom HR-avdelningen inte är lika insatt i varje enskild medarbetares prestation, erfarenheter och insatser. Så för att skapa en rättvisande bild med korrekt gruppindelning och korrekt analys så är det viktigt att HR samarbetar med chefer och övriga ansvariga.

Var inte rädda för att ta tag i ojämlikheter

Något som kan upplevas utmanande är när lönekartläggningen har identifierat faktumet att det föreligger ojämlikheter i lönesättningen. Det skulle kunna vara så att vissa chefer sätter löner efter personliga preferenser eller att kompetens värdesätts felaktigt. Det är viktigt att man tar tag i dessa ojämlikheter och lyfter dem till behöriga chefer så att det rättas till. Här blir det extra viktigt att ha en tydlig lönepolicy att falla tillbaka på.

Svårigheter med att värdera resultat kontra erfarenhet

Ibland kan det också vara klurigt att avgöra hur en medarbetares kompetens och erfarenhet ska vägas. Hur ska exempelvis utbildning och historisk erfarenhet vägas i relation till resultat? Ska en nyexaminerad medarbetare som uppnår högre resultat erhålla en högre lön jämfört med en senior och mer erfaren medarbetare som presterar sämre?

Här finns det inga svar som är skrivna i sten utan det är upp till er verksamhet att värdera detta. Det viktiga är dock att de grunder för arbetsvärdering som ni använder er utav gäller i hela organisationen.

Lägg ned tid och gör det noggrant

Det kan vara särdeles utmanande första gången som en lönekartläggning ska genomföras. Arbetet blir lättare med tiden då det ofta bygger på samma struktur och principer. Genom tydligt upprättad arbetsvärdering och gruppindelning så blir lönekartläggningsarbetet enklare. Om ni får svårigheter att få ihop det så kan det vara läge att anlita en konsult som lotsar er igenom arbetet, det visar sig ofta bli en mycket värdefull investering. Systemstöd via ett lönekartläggningsprogram är också ett kraftfullt verktyg som underlättar avsevärt. Vi på People Analytics önskar er ett stort lycka till!

Värdefulla resurser & källor:

https://www.do.se/framja-och-atgarda/arbetsgivarens-ansvar/lonekartlaggning/

https://www.scb.se/hitta-statistik/artiklar/2017/Skillnaden-i-inkomst-ar-storre-an-skillnaden-i-lon/

https://www.svt.se/nyheter/inrikes/scb-kvinnor-tjanar-fortfarande-mindre-an-man

https://www.scb.se/contentassets/528dd6d093b64a38895735f333a89a8a/le0201_2017b18_br_x10br1801.pdf